La communication et les échanges en entreprise sont d’une importance considérable pour la productivité et les performances de cette dernière. Dans ce cadre, les travailleurs d’une structure sont régulièrement amenés à suivre des réunions. Si ces rencontres ont à la base un véritable intérêt, les objectifs définis ne sont pas toujours atteints. D’ailleurs, il est estimé qu’en moyenne chaque employé passe 31 heures par mois dans des réunions inutiles. Évidemment, cette donnée lève une grande interrogation et révèle une importante source de perte de productivité. Afin de limiter au mieux ces pertes, des pratiques et outils modernes sont d’une grande efficacité. Les points clés pour animer et dynamiser vos réunions de séminaire.
- Les méthodes et procédés pour ses réunions d’entreprise
- L’organisation d’une réunion
- De bonnes méthodes d’animation
- Optimiser les réunions de séminaires : des solutions digitales !
Les méthodes et procédés pour animer et dynamiser vos réunions de séminaire
Afin de réussir et de tirer de véritables bénéfices d’une réunion de travail, il est indispensable d’avoir une bonne organisation. Cela passe notamment par une préparation de la réunion et une définition préalable de l’ordre du jour. Pour commencer, il faut distinguer les principaux types de réunions. En effet, en entreprise, vous pourriez être amené à faire des réunions de briefing, d’information, de résolution de problème, d’organisation ou encore d’intelligence collective. Chacun de ces types de réunions est bel et bien approprié pour des cadres spécifiques.
L’organisation d’une réunion
Selon le type de réunion à faire, des mesures spécifiques peuvent ainsi être prises. Toutefois, telle qu’elle soit, la préparation de la réunion doit suivre des étapes définies. Dans un premier temps, il faut clairement définir le sujet et l’objectif de la séance. Ensuite, il faut procéder à la rédaction de l’ordre du jour qui doit également contenir la liste des participants. Vous pourrez alors partager les missives et convier les parties prenantes.
Le jour ou le moment de la réunion venu, accueillez vos participants puis lancez la réunion. Par la suite, la phase de la production est généralement la plus longue. Prenant près de 80 %, elle doit être structurée et se servir de techniques et outils spécifiques. Il s’agit notamment de tour de table, de brainstorming, de vote ou de méthodes de présentation.
En outre, il faut déjà noter que les solutions numériques représentent d’excellentes alternatives aux rencontres numériques. Après cette phase de présentation, il est capital de mettre en place un plan de suivi avant de conclure et de remercier.
De bonnes méthodes d’animation
Si suivre un processus minutieux donne de bonnes garanties pour réussir une réunion de travail, il faut encore veiller à d’autres paramètres. Entre autres, l’animation et la conduite de l’évènement sont capitales. Elles permettent notamment d’atteindre idéalement les objectifs fixés. Ainsi, la préparation devrait également s’atteler à définir le contenu de la réunion. Ainsi, les différentes phases de la séance doivent être définies avec une estimation de leur durée.
Par ailleurs, un animateur de la réunion aura par ailleurs un rôle considérable. Jouant un rôle de facilitateur, il s’assure également du respect du temps défini. Pour animer efficacement, la séance doit notamment être participative. Pour réussir ce dernier point, il est avisé d’adopter un état d’esprit moderne adapté à l’air du temps. Ceci consiste par exemple à l’adoption d’outils numériques comme des tablettes.
Elles peuvent en effet permettre un suivi efficace ainsi que des interventions aisées et organisées. D’un autre côté, d’autres méthodes et outils peuvent favoriser le pilotage efficace d’une réunion. Ainsi, vous pourrez vous servir d’une présentation Pechakucha, du diagramme d’IShkawa ou des 6 chapeaux de la réflexion. Pour s’arrêter là, vous pourriez également opter pour une réunion Stand-up, un brainstorming ou un reverse brainstorming.
Optimiser les réunions de séminaires : des solutions digitales !
Autrefois, les réunions en ligne pouvaient soulever de nombreuses appréhensions. Aujourd’hui, ces solutions bénéficient d’une terrible efficacité. Les réunions virtuelles audio ou vidéo sont largement utilisées par les entreprises. La visioconférence ou téléconférence offre en effet plusieurs avantages. Ainsi, quel que soit l’objectif de la réunion, les solutions digitales permettent d’organiser et de tenir des réunions même lorsque les participants se trouvent à différents endroits.
En outre, ces solutions sont d’autant plus utiles qu’elles peuvent être enregistrées et différées en toute sécurité. La digitalisation des réunions présente par ailleurs de bons avantages économiques. Elle favorise aussi bien une meilleure implication des participants. De plus, nombre de ces outils proposent d’excellentes fonctionnalités pour la fluidité et gestion de la parole.
