Les séminaires d’entreprise ont acquis une importance grandissante ces dernières années, car ils représentent un puissant outil de communication interne. Quelques clés sont à l’origine de leur succès et il est primordial que vous les suiviez. Voici les meilleurs conseils pour organiser un séminaire d'entreprise
- Quel est l’objectif du séminaire que vous voulez organiser ?
- Quel type de public ciblez-vous à travers votre séminaire ?
- Définir les budgets à allouer à l’organisation de l’événement
- Trouver la bonne date pour la tenue de votre événement
- Trouver le lieu idéal pour organiser un séminaire d'entreprise
- Prévoir une restauration ou un hébergement pour vos invités
- Créer un planning de séminaires pour vos invités
Quel est l’objectif du séminaire que vous voulez organiser ?
L’identification de l’objectif de votre séminaire est la première étape de son organisation, peut-être la plus importante de toutes. Quel est le but du séminaire que vous souhaitez organiser ? S’agit-il d’une journée d’étude ou d’un team-building ? La réponse à ces questions vous permettra de déterminer la portée de l’événement. La mise en place de chaque type d’événement nécessite une approche différente.
Par exemple, une journée d’étude et un événement d’entreprise pour la motivation ne partagent pas les mêmes critères d’organisation. Il en est de même pour un séminaire de cohésion de groupe et un séminaire pour les partenaires et les associés.
Quel type de public ciblez-vous à travers votre séminaire ?
Il n’y a pas d’événement sans participants. Cette étape sert donc à identifier à qui sera destiné votre séminaire. C’est-à-dire ceux qui seront directement impactés par le message que vous avez à passer. Par exemple, un team building entreprise permet d’améliorer la cohésion qui règne au sein d’une équipe. De ce fait, les personnes idéales à convier sont vos collaborateurs. En identifiant précisément votre public cela vous permettra de connaitre le ton que devra avoir votre séminaire.
Définir les budgets à allouer à l’organisation de l’événement
Cette phase est aussi très importante. Elle vous permet de prévoir le montant des dépenses que vous serez amené à effectuer. Votre budget provisoire est établi en fonction de l’objectif de l’événement, de votre public cible et du nombre d’invités. Il faut lister l'ensemble des pôles de dépenses et toujours prévoir une enveloppe budgétaire supplémentaire pour les aléas. Il est également très pratique de se faire accompagner par une agence événementielle qui sera, par son expérience et expertise, vous conseiller au mieux.
Trouver la bonne date pour la tenue de votre événement
Cet exercice a l’air facile, mais peut rapidement devenir un casse-tête. En effet, la date de la tenue de votre séminaire doit prendre en compte certains critères. Votre date ne doit pas compromettre la disponibilité des participants, car cela compromettrait aussi l’événement. Ainsi, il est recommandé d’éviter les week-ends, les périodes de vacances et les lundis. L’événement ne doit pas non plus être organisé tel un afterwork, au risque de perdre une partie de vos participants ayant des impératifs personnels. Enfin, vérifier s’il n’y a pas un autre séminaire ou autres événement important dans l'entreprise à la même date.
Trouver le lieu idéal pour organiser le séminaire
Outre le choix de la date, la recherche d’un lieu pour l’événement est aussi très importante. Bien évidemment, n’importe quel lieu ne correspondra pas. Le lieu idéal est choisi, notamment, en fonction de sa capacité d’accueil, il doit être en mesure de contenir tous vos invités. Le choix du lieu est aussi fonction de votre budget et celui-ci doit privilégier un emplacement qui est facile d’accès ou alors prévoir le transport pour vos collaborateurs.
Le choix du lieu est une étape importante car c'est ce dernier qui va déterminer le ton de votre événement auprès de vos participants.
Prévoir une restauration ou un hébergement pour vos invités
Cette étape dépend de la durée de la tenue de votre événement. Il peut durer une demi-journée, une journée, ou parfois s’étendre sur plusieurs jours. S’il doit prendre toute une journée, il est conseillé de prévoir des pauses avec une petite collation. Dans le cas où votre séminaire doit s’étendre sur plusieurs jours, vous devez prévoir un plan d’hébergement pour vos invités. Si vous choisissez un hôtel, il doit être à la hauteur des attentes de ces derniers. Cela contribuera grandement au succès de votre évènement pour organiser un séminaire d'entreprise.
Créer un planning de séminaires pour vos invités
Si vous êtes en charge de l'organisation du séminaire, gardez à l’esprit qu’il est important que vos invités aient un programme détaillé de l’événement. Cela leur permet d’avoir une vue globale du déroulement de votre séminaire. Ce programme doit lister les points clés, les pauses, les temps forts, activités et animations du séminaire.
