Organiser un événement d’entreprise, qu’il s’agisse d’un séminaire, d’un team building ou d’un lancement de produit, requiert une coordination millimétrée. Entre les prestataires à gérer, les plannings à suivre, les invitations à envoyer et le suivi du budget, les missions peuvent vite devenir chronophages… voire sources de stress.
Heureusement, il existe aujourd’hui des outils d’organisation pour événements d’entreprise pensés pour simplifier chaque étape de votre projet. Qu’il s’agisse de plateformes collaboratives, de logiciels de gestion ou d’applications de coordination, ces solutions vous aident à gagner en efficacité, en clarté et en sérénité.
👉 Dans cet article, découvrez 5 outils incontournables qui facilitent la planification, la communication et le suivi de vos événements professionnels. Fonctionnalités, avantages, limites… nous vous aidons à trouver l’outil le plus adapté à vos besoins.
Ce que vous trouverez dans cet article :
5 solutions pour faciliter l'organisation de votre prochain événement d'entreprise
Les avantages et inconvénients de chaque outil pour vous permettre de faire votre choix
Des réponses aux questions que vous pourriez vous poser sur les meilleures options qui s'offrent à vous
➦ Notre sélection des 5 meilleurs outils simplifier l’organisation de votre événement d’entreprise
1 - Asana
Présentation de l’outil
Asana est une plateforme de gestion de projet collaborative largement utilisée dans les entreprises pour coordonner les tâches, suivre l’avancement des projets et améliorer la communication d’équipe. Bien qu’à l’origine conçue pour la gestion de projets généraux, Asana s’adapte parfaitement à l’organisation d’événements d’entreprise, grâce à sa flexibilité et ses nombreuses fonctionnalités personnalisables.
Fonctionnalités principales d'Asana
- Création de projets dédiés à chaque événement ou sous-événement (ex. : logistique, communication, prestataires)
- Attribution de tâches à différents collaborateurs avec dates d’échéance et niveaux de priorité
- Vue calendrier et chronologique (timeline) pour visualiser l’ensemble du planning
- Suivi de l’avancement en temps réel via des tableaux de bord
- Intégration avec d’autres outils comme Google Calendar, Slack ou Zoom
- Possibilité de créer des modèles réutilisables pour vos événements récurrents
Avantages
✅ Interface intuitive, même pour les non-initiés à la gestion de projet.
✅ Grande adaptabilité à différents types d’événements (internes ou externes).
✅ Fonctionnalités collaboratives idéales pour les équipes en télétravail.
✅ Notifications automatiques pour ne rien oublier (deadlines, changements, commentaires).
✅ Version gratuite suffisamment complète pour les petites équipes.
Inconvénients
❌ Courbe d’apprentissage nécessaire pour exploiter tout le potentiel de l’outil.
❌ Moins spécialisé que des logiciels 100 % événementiels.
❌ Fonctionnalités avancées disponibles uniquement dans les versions payantes.
2 - Imagina
Présentation de l’outil
Imagina est une solution tout-en-un de gestion d’événements professionnels, pensée pour simplifier l’organisation, la communication et l’expérience des participants. Cette plateforme française est particulièrement adaptée aux séminaires, salons, conférences ou événements internes, grâce à son approche mobile-first et à ses nombreuses fonctionnalités interactives.
Fonctionnalités principales d'Imagina
- Création d’un site web et d’une application mobile personnalisée pour votre événement
- Gestion des inscriptions, envoi d’invitations, badges QR code
- Agenda interactif, notifications push et fil d’actualités en temps réel
- Interaction avec les participants : sondages en direct, quiz, murs de questions, votes
- Module de networking avec prise de rendez-vous entre participants
- Suivi statistique complet après l’événement : taux de participation, engagement, retours
Avantages
✅ Centralisation complète de l’événement sur une seule plateforme.
✅ Expérience fluide pour les participants via application mobile.
✅ Outil très visuel et personnalisable, renforçant l’image de marque.
✅ Fonctionnalités d’interactivité et d’engagement très poussées.
✅ Support client réactif et accompagnement dans la mise en place.
Inconvénients
❌ Moins adapté aux très petits événements ou aux équipes avec un budget limité.
❌ Certaines fonctionnalités peuvent nécessiter une prise en main accompagnée.
❌ Dépendance à l’usage mobile des participants pour exploiter tout le potentiel de l’outil.
3 - Trello
Présentation de l’outil
Trello est un outil de gestion visuelle de projets basé sur le système de tableaux et de cartes. Reposant sur la méthode Kanban, il permet une organisation claire et collaborative de toutes les étapes de votre événement. Son interface simple et modulable en fait un allié de choix pour les équipes qui souhaitent garder une vue d’ensemble sans complexité.
Fonctionnalités principales de Trello
- Création de tableaux de bord par événement ou par thématique (ex. : logistique, invités, budget)
- Ajout de cartes pour chaque tâche avec checklist, date limite, pièces jointes, commentaires
- Organisation des cartes par colonnes : à faire, en cours, terminé (ou toute autre logique personnalisée)
- Attribution des tâches aux membres de l’équipe avec système de notifications
- Intégration avec Google Drive, Slack, Calendly, etc
- Possibilité d’automatiser certaines actions via Butler, l’assistant intégré (ex. : déplacer une carte automatiquement à échéance)
Avantages
✅ Interface ultra intuitive, parfaite pour les utilisateurs débutants.
✅ Grande flexibilité pour organiser les tâches à votre manière.
✅ Collaboration en temps réel, avec un historique complet des actions.
✅ Version gratuite robuste et suffisante pour de nombreux événements.
✅ Vue synthétique idéale pour suivre l’avancement global.
Inconvénients
❌ Manque de vues multiples (timeline, Gantt) sans la version payante.
❌ Moins adapté à la gestion de gros volumes d’informations ou d’équipes nombreuses.
❌ Peu de fonctionnalités intégrées pour l’interaction avec les participants.
4 - Eventtia
Présentation de l’outil
Eventtia est une plateforme de gestion événementielle tout-en-un conçue pour les entreprises, agences et institutions qui organisent des événements professionnels de moyenne à grande envergure. Elle centralise l’ensemble du processus d’organisation, de la création de l’événement à l’analyse post-événement, en passant par la logistique, l’inscription et la communication.
Fonctionnalités principales d'Eventtia
- Création de sites événementiels personnalisés avec formulaire d’inscription intégré
- Envoi d’emails automatisés (confirmation, relance, informations pratiques)
- Gestion des inscriptions, paiements en ligne, génération de badges
- Agenda interactif et sessions parallèles avec gestion des intervenants
- Analyse des données en temps réel : inscriptions, taux d’ouverture d’emails, présence
Avantages
✅ Solution professionnelle complète, pensée spécifiquement pour l’événementiel.
✅ Outil idéal pour gérer des événements complexes avec plusieurs publics.
✅ Interface multilingue adaptée aux événements internationaux.
✅ Accompagnement client et support technique très réactifs.
Inconvénients
❌ Moins accessible pour les petites structures ou les événements simples.
❌ Tarification sur devis, ce qui peut limiter la transparence du coût.
❌ L’interface peut sembler dense à la première utilisation.
5 - Beekast
Présentation de l’outil
Beekast est une application web de gestion de réunions et d’événements collaboratifs, conçue pour dynamiser les échanges et favoriser l’engagement des participants. Très utilisé dans les contextes de séminaires, ateliers ou conférences, cet outil se distingue par ses fonctionnalités interactives en temps réel et son orientation vers l’intelligence collective.
Fonctionnalités principales de Beekast
- Création de sessions interactives avec quiz, sondages, nuages de mots, défis en équipe
- Partage de présentations synchronisées avec les participants
- Prise de notes collaborative et export automatique des comptes rendus
- Suivi du niveau d’engagement et de participation en direct
- Intégration avec Microsoft Teams, Zoom, Google Slides…
- Accessible sur navigateur, sans téléchargement nécessaire
Avantages
✅ Excellent outil pour rendre vos événements plus vivants et participatifs.
✅ Idéal pour les ateliers de co-construction, brainstormings ou feedbacks en direct.
✅ Interface ergonomique, facile à prendre en main.
✅ Version gratuite disponible avec fonctionnalités de base.
Inconvénients
❌ Pas conçu pour gérer toute la logistique d’un événement (inscriptions, planning, etc.).
❌ Nécessite une bonne connexion internet pour un usage fluide en live.
❌ Moins pertinent pour les événements très formels ou purement informatifs.
➦ Conclusion
La réussite d’un événement d’entreprise repose autant sur le fond que sur l’organisation. Grâce à des outils adaptés comme Asana, Imagina, Trello, Eventtia ou Beekast, vous gagnez en clarté, en efficacité et en sérénité à chaque étape de votre projet.
Chaque solution présentée répond à des besoins spécifiques : coordination des équipes, gestion des inscriptions, animation des participants, ou encore planification globale. Le choix du bon outil dépend donc avant tout de la taille de votre événement, de vos objectifs et du niveau d’interactivité souhaité.
👉 Notre conseil : identifiez les points sensibles de votre organisation (temps perdu, manque de visibilité, difficulté à collaborer…) et testez l’outil qui y répond le mieux. La plupart proposent une version gratuite ou une démo, idéale pour se faire une idée.
➦ FAQ - Tout savoir sur les outils d’organisation d’événements d’entreprise
Il n’existe pas un outil unique qui convienne à toutes les situations. Le meilleur logiciel de gestion d’événements professionnels dépend de vos besoins :
- pour une gestion collaborative simple, Trello ou Asana sont excellents ;
- pour une approche tout-en-un avec site web et inscription, Eventtia ou Imagina seront plus adaptés ;
- pour dynamiser vos réunions, Beekast est la solution idéale.
Commencez par définir vos priorités : avez-vous besoin de gérer des inscriptions ? De coordonner des tâches en équipe ? D’animer des sessions en direct ?
En fonction de cela, orientez-vous vers des plateformes d’organisation d’événements corporatifs qui répondent à vos critères, avec une interface accessible et des fonctionnalités clés (planning, communication, billetterie, etc.).
Trello et Asana proposent des versions gratuites robustes, suffisantes pour organiser des événements de petite ou moyenne envergure. Beekast offre également un accès gratuit pour tester ses fonctions d’animation. Ces solutions sont idéales pour débuter sans budget.
Oui, ces deux outils sont largement utilisés pour la coordination des événements en entreprise. Trello fonctionne très bien pour organiser visuellement les tâches, tandis qu’Asana offre plus de vues (calendrier, timeline) pour gérer un événement plus structuré. Ils ne couvrent pas toute la logistique (billetterie, networking), mais sont très efficaces pour le suivi interne.
Pour centraliser l’ensemble de l’organisation (gestion des invités, communication, budget, sessions), tournez-vous vers des solutions complètes comme Imagina ou Eventtia. Ces logiciels intègrent tous les modules nécessaires au pilotage global d’un événement, tout en offrant une vue unifiée et des tableaux de bord de suivi.
